Databáze kontaktů a ochrana osobních údajů

Máte databázi kontaktů, vašich klientů, které jste získali např. v rámci objednávky a teď jim chcete poslat email o nových produktech? Tak to určitě nesmíte zapomenout podat oznámení na Úřad pro ochranu osobních údajů. Zní to paradoxně, ale zákon to tak vyžaduje.

Všichni podnikatelé, obzvláště ti, kteří provozují e-shop, posílají zákazníkům novou nabídku, nebo cíleně informují o novinkách v oboru. Nicméně již méně z nás podnikatelů ví, že pokud kontakt, který získáme v rámci nějaké činnosti a chceme jej použít pro jinou věc, než v rámci které vznikla, musíme podat oznámení o zpracování na Úřad pro ochranu osobních údajů. To platí i pro osoby nepodnikatele!

Úřad pro ochranu osobních údajů

Úřad pro ochranu osobních údajů taktéž vede registr zpracování osobních údajů, který je pro všechny veřejně přístupný. Vyhledávat fyzickou či právnickou osobu můžete podle názvu, přiděleného IČ či podle registračního čísla, které přidělil samotný úřad.

Úřad pro ochranu osobních údajů v rámci zpracování osobních údajů:

• Kontroluje dodržování zákonů
• Přijímá stížnosti a podněty ze strany občanů
• Poskytuje konzultace a informace veřejnosti

Registrační formulář

Chcete-li použít svoji databázi kontaktů k jinému účelu, než ke kterému jste kontakty získali, provede na stránkách úřadu on-line registraci. Formulář slouží k oznámení pouze jednoho zpracování – např. kontakty nasbírané stažením vašeho e-booku chcete použít k zasílání obchodních sdělení. Chcete-li vaše kontakty použít i k jinému účelu, musíte provést další oznámení.

Zákazník vám dal souhlas k zasílání obchodních sdělení

Pokud máte od zákazníka zjevný souhlas se zasíláním obchodních sdělení, není třeba podávat oznámení o zpracování osobních údajů. Proto je u některých e-shopů vidět, jak mají v objednávce okénko se zatržítkem a sdělením „Přeji si být informován o novinkách“. Dle § 5, písmeno (f) Zákona o ochraně osobních údajů můžete s předchozím souhlasem vašeho zákazníka zpracovávat osobní údaje i k jinému účelu, než ke kterému jste je shromáždili:

„Správce je povinen zpracovávat osobní údaje pouze v souladu s účelem, k němuž byly shromážděny. Zpracovávat k jinému účelu lze osobní údaje jen v mezích ustanovení § 3 odst. 6, nebo pokud k tomu dal subjekt údajů předem souhlas.“