Aplikace FREELO aneb řídíme si projekty – recenze

Pořádek v úkolech a termínech mi dříve nikdy nečinil problém. Po vstupu na volnou nohu jsem si musela najít systém, jak si práci plánovat tak, abych ji stíhala a měla v aktivitách pořádek. A k tomu jsem vyzkoušela na 6 měsíců Freelo. A jak se mi s ním pracovalo/ jak pomohlo? Více v recenzi.

Od října 2016 jsem testovala, jaké to je, když si organizaci své práce převedu do on-line podoby a využiji k tomu službu, co mi s tím pomůže. Sáhla jsem po Freelu a ráda bych vám sdělila, jaké mám z toho dojmy, jak to funguje a v čem mi pomohlo/nepomohlo. Společně s mým kolegou jsme testovali, jak nám při práci pomůže.

Freelo – to je česká služba, která organizuje úkoly v týmu. Dává jim řád, upozorňuje na plnění/neplnění termínů, budgety a poměrně dobře nahrazuje klasickou e-mailovou komunikaci. Zkrátka, je-li vás více, tato platforma se stane jakousi nástěnkou vašich prací a její organizace.

Tým lidí, kteří stojí za službou Freelo – Karel Dytrych, Honza Kulda, Karel Borkovec.

Založení účtu

Účet si můžete založit na stránkách Freela. Jedná se o on-line službu, takže se k ní dostanete pokaždé, máte-li po ruce zařízení přihlášené k internetu.

Získání Freela je jednoduché, stačí zadat e-mail a potvrdit tlačítkem.

Každý uživatel má svoje vlastní přihlašovací údaje, nicméně navzájem mohou mezi sebou (v záležitosti na nastavení) sdílet různé obsahy ve Freelu. Nejčastěji využijete přiřazování uživatelů k jednotlivým projektům (př. šéf vidí 10 projektů a jednotlivým lidem tyto projekty zpřístupňuje).

Po přihlášení do účtu – tuna řádků s textem!

Máte-li již založený účet, po přihlášení uvidíte dashboard (nástěnku). Tu jsem do dnešního dne vždy ignorovala, protože ty desítky řádků pod sebou mi přišly hodně chaotické. Samozřejmě jejich obsahem byly poslední aktivity u jednotlivých úkolů (vidíte nejčerstvější informace), nicméně mě kupa textu nevyhovuje. Osobně bych uvítala, kdybych si vzhled dashboardu mohla více upravovat dle svých preferencí (naskládat si tam to, co potřebuji a co chci po přihlášení vidět, případně v jakém rozsahu – např. vidět poslední 3 záznamy namísto 10 aj.).

Úvodní stránka po přihlášení do aplikace Freelo – jednou z mála možností úprav je přidání prioritních úkolů.

Trochu terminologie na úvod – Projekty > To-Do listy > Úkoly

Než začnu popisovat hlouběji Freelo, vysvětlím vám 3 základní pojmy, které se budou dále v textu vyskytovat, a to:

• Projekt, což je zastřešení aktivit na „něčem, co právě děláte“.
• V něm si vytváříte To-Do listy.
• Do každého To-Do listu vkládáte Úkoly.

Třeba máte projekt Tipy od Petry, v něm máte To-Do list s názvem Jednotlivé tipy a To-Do list s názvem Ostatní. No a do každého z nich vkládáte podružné úkoly. Třeba v rámci To-Do listu s názvem Jednotlivé tipy jsem si evidovala plnění jednotlivých tipů, co jsem vytvářela. Za mě osobně je tato hierarchie Projekty > To-Do listy > Úkoly perfektní, protože kopíruje to, co si běžně značím do svého bločku.

Takto vypadá přehled projektu ve Freelu.

Poznámky a soubory jsem využívala sporadicky

U každého Projektu máte více než jen To-Do listy. K dispozici vám jsou i tzv. Poznámky. Do nich si vkládáte klasické textové poznámky. Využívala jsem je výjimečně.

Poznámek (potažmo souborů s poznámkami) si můžete vytvořit tolik, kolik chcete.

To stejné Soubory – do Freela můžete nahrávat soubory a odkazovat na ně z jednotlivých Úkolů. Použila jsem to párkrát ze zvědavosti na screenech obrazovek, wordovských a excelových dokumentech. Standardně totiž používám odkazy přes URL adresy na konkrétní screeny obrazovky (rozšíření Nimbusscreenshot) či URL s odkazem na sdílené dokumenty Google Drive. Stačilo mi tuto vygenerovanou URL adresu vložit do textu, co jsem dopisovala v komentářích k úkolu.

Přidělujte na projekty konkrétní uživatele

Dále máte možnost přiřadit k projektům konkrétní lidi. To je dobré v momentě, kdy každý pracuje na něčem jiném. Jako šéf si umím představit, že mám přístup do všech projektů, ale moji zaměstnanci, spolupracovníci či externisti mají přístup jen do určitých projektů. Pro mě velmi užitečná funkce.

Kalendář

Součástí aplikace je též tzv. Kalendář, který lze propojit s klasickým Google kalendářem. To, co si zapíšete ve Freelu do Kalendáře, se vám eviduje v Google kalendáři.

Kalendář Freela, lze jej propojit s Google kalendářem.

Když budete dobře pracovat s funkcí Výkazy, ulehčíte si fakturaci

Další funkcí Projektů jsou Výkazy a Fakturace. U jednotlivých Úkolů můžete uvádět čas a finance, které vás to stálo, a na jejich podkladě vám vzniknou výkazy. No a výkazy mohou být podkladem k fakturaci. Dá se říci, že celou evidenci času, budgetu a faktur si můžete spravovat ve Freelu. Osobně jsem tohoto nevyužila, přišlo mi to jako práce navíc – využívám k evidenci Toggl a fakturuji přes FAPI. Ale na druhou stranu, pokud používáte Fakturoid či iDoklad, na pár kliků odešlete vzniklý výkaz ve Freelu do tohoto Fakturoidu/iDokladu a vystavíte fakturu, aniž byste museli vše opisovat. Tím, že používám FAPI, pro mě funkce postrádala hlubší význam.

Notifikace na e-mail aneb abych byla v obraze

Musím říci, že mi vždy vyhovovalo avizování o změnách nad úkoly do e-mailu. Vždy mi přišlo, když mě kolega k nějakému projektu přiřadil, nebo když u tohoto projektu vytvořil úkol či vložil komentář. Notifikace jsem si mohla samozřejmě nastavit dle svých preferencí – pokud nechcete vědět např. o každém přidaném „písmenku“ v komentáři, tak si avizo vypnete.

Možnosti nastavení notifikací jsou široké.

Takto vypadá notifikace, která vám přijde na e-mail.

Freelo a obsluha přes mobil

Freelo nemá přímo mobilní aplikaci, ale web je přizpůsobený pro mobily. Dá se tak pracovat s aplikací na mobilu a tabletu. Ovládání mi přišlo dobré a použitelné.

Takto vypadá Freelo na mobilu.

Vývoj Freela jde kupředu

Aplikace Freelo se neustále vyvíjí. To je na jednu stranu dobře. Má to samozřejmě i svá negativa – jak se pořád něco přidává, tak se může časem stát, že z jednoduchosti a přehlednosti bude najednou robustní aplikace, v níž se uživatelé mohou bohužel čím dál tím více ztrácet.

Autoři Freela ovšem říkají, že Freelo stále zůstane jednoduché a je to jeden z jejich hlavních cílů. Směr je vylepšovat a ladit Freelo k dokonalosti namísto přidávání každé funkce. To mají po celou dobu jako veřejný slib https://www.freelo.cz/o-nas.

Jako pozitivum vnímám mimo jiné to, že lze „protlačit“ vlastní funkci a mít ji tak připravenou k používání během pár měsíců. Neumím si představit, že takový benefit vám nabídne zahraniční aplikace srovnatelných kvalit.

Můžete se spolupodílet na vývoji Freela tím, že vložíte tip na funkci, kterou byste uvítali.

Aktuální vývoj a novinky můžete sledovat na www.freelo.cz/roadmap/

Něčemu nerozumíte? Stačí se zeptat na on-line chatu

Ve Freelu je aktivní on-line chat, to oceníte v momentě, kdy v aplikaci tápete. Aktivní chat jsem v počátcích využila několikrát. Byla jsem ráda, že nemusím nic dohledávat v nápovědě či na blogu (Freelo má svůj blog, kde se zveřejňují jak aktuality z aplikace, tak rady, jak na aplikaci). V současné době najdete ve Freelu integrovaného průvodce, který při začátku užívání aplikace nebyl dostupný.

Průvodce se vám zobrazí po kliknutí na záložku po levé straně.

Kolik Freelo stojí?

Po založení účtu máte 14 dnů na otestování kompletně všech funkcí, které vám ve free verzi budou chybět. Následně, pokud si nezvolíte některý z tarifů (začínají na částce 590 Kč bez DPH) se váš účet přepne do Free verze.

Jednotlivé tarify Freela.

Alternativy

Na trhu existují alternativy, ale neplatí 100%, že by uměly vše, co Freelo. Mohou mít jiné funkce navíc, ale stejně tak jen výsek toho, co Freelo. Zkušenosti mám se službou Trello, Todoist a Basecamp.

Ukázka stránky s projektem z aplikace Trello.com.

Plusy

• Plně české prostředí.
• 14 dnů zdarma na vyzkoušení.
• Free verze (bez API, omezeno na 2 uživatele a datový prostor).
• Api napojení na fakturační systémy (aktuálně Fakturoid a iDoklad).
• Propojení s Google Kalendářem.
• Avizování na e-mail – lze si nastavit, na co chci být upozorněn.
• Online podpora na chatu.
• Blog, ve kterém najdete návody jak na práci, tak pro aplikaci.
• Na každý projekt můžete přidělit konkrétní lidi, aniž by měli přístup do jiných projektů (nekoukají si tak vzájemně na práci).  To lze nastavovat i v rámci projektů. Můžete určovat jaký To-Do list který uživatel v projektu vidí. Typicky chcete ukazovat klientovi něco a pracovníkům něco. Nebo mít jeden To-Do list v rámci projektu jen pro sebe – soukromý.

Mínusy

• Dashboard pro přihlášení nemohu nastavit obsahem, který by mi vyhovoval.
• Api je dostupné pouze u placených tarifů.
• Pro někoho cena – nejnižší tarif je za 590 Kč bez DPH.
• Množství funkcionalit – ne vše každý nutně potřebuje.
• Tarify omezeny dle množství projektů – osobně jsem měla metodiku 1 projekt = 1 klient. Brzy by mi ten nejnižší tarif nestačil a zpětně mazat/revidovat projekty bych nechtěla kvůli evidenci historie. Každopádně obejít se to dá archivací projektů – ty se nepočítají do limitu.
• Vizuální přehled rozpracovaných úkolů u projektů – na čem se pracuje a v jakém je to stavu – byl pro mě příliš matoucí.

Závěr

Po celou dobu využívání Freela jsem i nadále byla věrná svému papírovému bločku. Naplánuji si aktivity na další týden a postupně škrtám, co je hotovo. Když něco nového přibude, zapisuji nebo to řeším ihned, dovolí-mi to čas. A to, co řeším společně s kolegou, si značím do bločku také. U této aktivity nyní i nadále zůstanu, protože mi dosud vyhovuje nejvíce. Pokud bych ovšem řešila nějaké projekty v týmů více jak dvou lidí, už bych sáhla po on-line službě, klidně i po Freelu. Bloček by mi už nestačil.